Onboarding dan Pemantauan Agen:

• Menerima dan memantau agen berbayar baru setiap hari.
• Mengelola dan melacak aktivitas harian semua agen.

Bantuan Eksekutif:

• Menjadwalkan wawancara, mengelola lisensi, dan memastikan kepatuhan untuk setiap negara bagian.
• Memantau produk asuransi dan keuangan di situs web penyedia.
• Memastikan semua persyaratan yang belum terpenuhi pada polis dipenuhi.
• Menghubungi klien untuk penjadwalan tinjauan tahunan dan memeriksa status masa tenggang.
• Mendapatkan tanda tangan yang tepat pada dokumentasi.
• Manajemen email dan kalender.

Rapat Firestarters:

• Membuka rapat Firestarters mingguan dan menyiapkan topik serta presentasi PowerPoint.
• Mengelola presentasi Firestarters Round Robin pada hari Sabtu.
• Menyampaikan pengakuan tim dan menyusun pembaruan mingguan untuk Firestarters.
• Menyusun pengakuan untuk tim "The Force" dan menyiapkan PowerPoint untuk pertemuan tim.

Rekrutmen & Wawancara:

• Menyaring resume, melakukan atau menjadwalkan wawancara awal, dan menindaklanjuti dengan para peserta wawancara.

Koordinasi Acara Besar:

• Memastikan semua anggota tim terdaftar untuk acara, memesan perjalanan dan akomodasi.
• Menangani pemilihan pakaian dan menjadwalkan janji perawatan rambut/kuku untuk CEO sebelum acara besar.
• Memastikan semua pengakuan dan trofi dipesan dan dikirim tepat waktu.
• Mengkoordinasikan logistik (transportasi, outing tim, makanan) untuk acara.
• Mengembangkan daftar periksa acara dan memastikan semuanya diatur sebelum perjalanan.

Tindak Lanjut Asuransi & Keuangan:

• Menghubungi penyedia untuk menindaklanjuti aplikasi klien dan mengirimkan kriteria yang belum terpenuhi.

Tugas Administratif:

• Menyiapkan faktur, laporan, pernyataan keuangan, dan dokumen lainnya.
• Menjawab panggilan telepon, melakukan penelitian, dan menghadiri rapat (mencatat notulen).
• Menangani tugas kantor umum (memesan perlengkapan, pembukuan dasar).

Pengaturan Rapat & Perjalanan:

• Menyiapkan agenda, mengatur katering, dan mengorganisir perjalanan untuk eksekutif.

Dukungan Umum & Pelaporan:

• Mengelola kehadiran untuk acara Firestarters dan mempertahankan daftar hadirin.
• Membuat dan memperbarui sistem untuk meningkatkan efisiensi tim.
• Menyusun dan mengirimkan laporan tepat waktu untuk tim eksekutif.

Kualifikasi Wajib

• Kemampuan berbicara dan memahami bahasa Inggris secara lisan dan tulisan yang sangat baik.

• Pengalaman sebelumnya sebagai sekretaris eksekutif, asisten administrasi, atau di bidang terkait.

• Keterampilan organisasi yang kuat.

• Kemampuan untuk memprioritaskan dan melakukan banyak tugas secara efektif.

• Perhatian yang tinggi terhadap detail.

Kualifikasi Tambahan

• Mahir menggunakan RingCentral dan Zoom.

Persyaratan Kantor di Rumah

Silakan hanya melamar untuk posisi ini jika Anda memiliki persyaratan kantor di rumah berikut:

· Headset dan webcam yang berfungsi dengan baik

· Koneksi internet yang stabil minimal 5 Mbps hingga 15 Mbps

· Sistem komputer yang diperbarui dengan minimal Windows 8 atau Mac OS X

· Ruangan yang tenang tanpa gangguan atau suara latar belakang

· Rencana cadangan jika listrik mati atau jika koneksi internet Anda menjadi tidak stabil selama shift Anda

Hanya pelamar yang memenuhi kriteria ketat di atas yang akan dihubungi.